Cómo Hacer una Factura

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La expedición y entrega de factura es un requisito obligatorio, exigido por la legislación española a todo empresario o profesional autónomo, por las operaciones que realicen en el ejercicio de su actividad.

Si es la primera vez que te encuentras ante tal tesitura o piensas poner en marcha tu negocio en breve, se te presentará esta necesidad en algún momento.

 

En el artículo de hoy te contamos todo lo que necesitas saber para emitir una factura en regla.

 

Toda factura que se emita en España por empresario o profesional debe responder a una serie de normas básicas.

Lo primero que debes saber es que, desde el 1 de enero de 2013, está en vigor el nuevo Reglamento de Facturación, que introduce algunas novedades importantes.

Es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las Obligaciones de Facturación (BOE).

 

¿Cuándo se debe emitir factura?

Como empresario o profesional autónomo existe obligación de expedir y entregar factura por las operaciones realizadas en el ejercicio de la actividad.

Esto incluye, además, otras dos obligaciones:

• Conservar siempre una copia del documento que se entregue
• Conservar todas las facturas que se reciban de otros empresarios o profesionales

 

En las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realices debes emitir y conservar las facturas en las que se recojan las operaciones de IVA que conlleve tu actividad.

Esta obligación se extiende también a las operaciones no sujetas; así como a las sujetas, pero exentas.

Este requisito también es de aplicación en el caso de que te acojas a un régimen especial de IVA.

 

No obstante lo anterior, en algunos regímenes especiales de IVA no es necesario, en principio, emitir factura, dando lugar a las siguientes excepciones que afectan, fundamentalmente, a las operaciones con particulares:

• Operaciones exentas de IVA
• Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia
• Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos
• Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca

 

Por último, debes saber, además, que estás siempre obligado a emitir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

 

Clases de facturas

Las facturas pueden clasificarse atendiendo a diferentes criterios. Así:

1) En función del contenido:

• Ordinaria: documentan las operaciones comerciales
• Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases, embalajes, etc.
• Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.

2) En función de su valor:

• Pro-forma: documenta una oferta, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como justificante. Suele incluir la fecha máxima de validez
• Copia: Documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de copia para permitir distinguirla del original
• Duplicado: Documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de duplicado para permitir distinguirla del original, especialmente para el caso de que reaparezca el original

3) En función de los requisitos que contiene:

• Completa: reúne todos los requisitos de la factura modelo
• Simplificada: pueden omitirse algunos campos específicos

4) En función del medio de transmisión:

• Tradicional: impresa en un soporte físico (generalmente papel) y transmitida bien sea en persona o por correo
• Electrónica: firmada digitalmente con certificados reconocidos y transmitida por medios electrónicos o telemáticos

 

Además, hay que tener en cuenta que, a partir de 2013, con la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación, la factura simplificada sustituye al ticket que hasta ahora se admitía en operaciones de hasta 3.000 euros (IVA incluido) en actividades como la venta al por menor, la hostelería o el transporte de personas (taxis) entre otras.

A partir de ahora cualquier autónomo podrá emitir facturas simplificadas en operaciones de hasta 400 euros (IVA incluido).

 

¿Qué debe contener una factura?

Aunque las facturas pueden tener aspectos muy diferentes, todas han de contener una serie de datos mínimos para que el documento sea válido.

A continuación, te indicamos los datos que debe contener toda factura:

• Datos identificativos

Tanto del obligado a emitir la factura como el destinatario de las operaciones. Incluye:

– Nombre completo o, en su caso, razón o denominación social

– Domicilio

– NIF

• Número de factura

Todas las facturas han de ir numeradas de forma correlativa.

• Fecha de expedición

• Concepto

Breve descripción de los servicios prestados y consignando todos los datos necesarios para determinar la base imponible del IVA.

• Importe de la operación

Es el importe total de la contraprestación, incluyendo el precio unitario sin impuesto, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

• Tipo impositivo del IVA

Además, en los casos en que proceda, se aplicará el recargo de equivalencia y el porcentaje de retención del IRPF.

• Cuota tributaria

Que, en su caso se repercuta, ya que debe consignarse por separado.

• Importe total a pagar

 

Plazo para emitir la factura

Como regla general, las facturas (o documentos sustitutivos) deberán expedirse en el momento de realizarse la operación.

No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento.

En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

 

Duplicados de facturas

En principio, sólo es posible expedir un original de cada factura o documento sustitutivo.

No obstante, se permite la posibilidad de hacer duplicados. En ellos, deberá constar la expresión “duplicado”.

Dichos duplicados tendrán la misma eficacia que la factura o documento sustitutivo original en dos supuestos:

• Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos
• En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa

 

Por último, te dejamos un modelo de factura, a modo de ejemplo.