En los tiempos actuales, los mercados han adquirido gran dinamismo.
Exigen a cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector, una constante adopción de decisiones estratégicas importantes en las que cabe un margen de error muy escaso, so pena de poner en peligro la viabilidad de una organización.
Lo sorprendente es que, muchas de estas decisiones, se adoptan de forma improvisada, sin un estudio de su viabilidad, estudio que debería basarse en la información estratégica de la empresa.
Por tanto, gestionar una empresa supone, básicamente, gestionar esa información.
En este sentido, surge el concepto de Business Intelligence.
Vamos a aprender más sobre él.
Allá por la década de los 90, muchas empresas destinaron una importante cantidad de recursos a sistematizar los procedimientos internos con el fin de obtener un registro fiable con información sobre las operaciones básicas de la empresa (compras, ventas, pagos, cobros, ingresos, gastos, etc.), a través de la implantación de los conocidos ERPs.
Los beneficios del ERP son responder a preguntas relacionadas con el desarrollo del trabajo diario y cotidiano de la empresa: qué vender, cantidad de stock, volumen de producción, etc.
Además, esta información es suministrada con un gran nivel de detalle, requerido, por otro lado, desde el punto de vista del nivel operativo de la empresa (es decir, para el desarrollo de ese trabajo cotidiano).
Sin embargo, cuando nos trasladamos al nivel decisorio y de formulación estratégica, esta cantidad de detalles pierde su importancia.
Esta información tan desmenuzada no es útil para la toma de decisiones, sino que debe ser resumida, sintetizada.
La información que se requiere a este último nivel al que nos referimos afecta, por ejemplo, entre otros, al volumen de ventas en un periodo o área geográfica determinados, la facturación de las diferentes líneas de producción, comparaciones con otros periodos, históricos, etc.
Para responder a esta necesidad aparece el Business Intelligence
El Business Intelligence se presenta así como el conjunto de técnicas, estrategias o herramientas dirigidas a la generación y organización de la información vital de una empresa, obteniendo una visión global y de conjunto, para que sea útil de cara a la toma de decisiones.
Actúa, por tanto, como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva: proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio.
Pero también exige contar con un amplio conocimiento de todos los factores que afectan a la empresa, siendo necesario para alcanzar el éxito, focalizar, para la toma de decisiones, en las áreas clave de la empresa, es decir, donde se obtiene valor añadido.
Por tanto, las soluciones de Business Intelligence cuentan con un doble componente: estratégico, referido a las herramientas y al modo en el que se interrelacionan entre sí; y operativo, referido a la capacidad de contar con acceso a toda la información en tiempo real para poder tomar las mejores decisiones.
Desde esta perspectiva, vemos, pues, como la implantación de una solución de Business Intelligence puede reportar importantes beneficios como son:
- Mejorar la calidad y precisión de la información, así como su mejor explotación y aprovechamiento
- Reducir los costos administrativos y de preparación de informes, así como de los tiempos de espera
- Fortalecer las capacidades analíticas y de planificación
- Ganar eficiencia en los procesos
- Mejorar la eficiencia operativa
- Localizar con mayor facilidad y precisión la causa de los problemas
- Identificar recursos desperdiciados
- Mejorar las estrategias de Marketing
- Etc.
¿Cómo saber si una empresa realmente necesita una solución de Business Intelligence?
Pues planteémonos las siguientes cuestiones:
- ¿Dispone la empresa de un gran volumen de información y no sabe cómo integrarla en un informe?
- ¿Se le han escapado oportunidades de negocio por no disponer de información actualizada o llegar dicha información con demasiado retraso?
- ¿Se pierde demasiado tiempo en preparar la información necesaria para adoptar una decisión estratégica?
- ¿Se invierte un importante volumen de recursos en procesar esa información?
Si la respuesta a estos interrogantes es afirmativa, es posible que en la empresa no se le esté dando a la información y a su tratamiento la importancia que realmente merece.
¿Y qué herramientas de Business Intelligence hay disponibles?
Aunque en Internet podemos encontrar infinidad de empresas dedicadas específica y profesionalmente a prestar diferentes servicios de Business Intelligence, también contamos con herramientas para este fin.
Los principales productos que existen hoy en día de Business Intelligence son:
Cuadros de Mando Integral
También conocidos como Balanced Scorecard (BSC) o dashboard, se trata de una herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa, así como las iniciativas necesarias para cumplir con su estrategia.
Sistemas de Soporte a la Decisión
Es una herramienta enfocada al análisis de los datos de una organización.
Sistemas de Información Ejecutiva
Facilita a los gerentes de las empresas un acceso sencillo a información, tanto interna como externa, de su compañía, con el fin de disponer de una visión completa del estado de los indicadores de negocio que le afectan.
También permite analizar instantáneamente y con detalle aquellos indicadores que no estén cumpliendo con las expectativas establecidas, de cara a establecer el plan de acción más adecuado.
En cada empresa será necesario realizar un estudio de los beneficios que podría generar la implantación de una solución de Business Intelligence y dependiendo de qué preguntas necesiten respuesta, estableceremos el modelo de Business Intelligence necesario.
Si te interesa esta temática, lo ideal es que profundices y realices alguna formación en Business Intelligence, estructurada, de calidad y con apoyo tutorial.
