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Se denominan Cuentas Anuales al conjunto de documentos contables que debe realizar la empresa al final del ejercicio.
Son unos estados cuyo objeto es permitir un conocimiento de la imagen fiel del patrimonio, de la realidad económica y financiera, y de los resultados de la empresa.
Las Cuentas Anuales comprenden:
- El Balance
- La Cuenta de Pérdidas y Ganancias
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
- El Estado de Flujos de Efectivo
- La Memoria
Estos documentos forman una unidad y deben ser redactados de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio, en el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, en la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada y en el PGC.
La responsabilidad de su formulación recae sobre el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad.
Las Cuentas Anuales deberán estar identificadas, indicando la empresa y el ejercicio a que se refieren. Los valores se expresarán en Euros, si bien se permite expresarlos en miles de euros o millones de euros si la magnitud de las cifras así lo aconseja.
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EL BALANCE
Ofrece una visión estática de la empresa. Recoge el conjunto de bienes y derechos que forman el activo de una empresa, y los recursos propios (patrimonio neto) y fondos ajenos (pasivo) con que se financian éstos.
Las Cuentas Anuales obligan a presentar conjuntamente el Balance a fecha de cierre del ejercicio junto con el de cierre del ejercicio anterior, por lo que permite comparar la evolución de las partidas, pero no aclara cuales son los motivos de estos cambios, para ello tendremos que acudir a otras Cuentas Anuales.
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LA CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
Su finalidad es dar a conocer el resultado económico del ejercicio, que se obtendrá por la diferencia entre las dos grandes masas patrimoniales formadas respectivamente por los Ingresos y Beneficios, por un lado, y por los Gastos y Pérdidas, por el otro.
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EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO
El Estado de Cambios del Patrimonio Neto ofrece información sobre todas las operaciones que afectan a los Fondos Propios, ya deriven del resultado económico del ejercicio (beneficio o pérdida), de operaciones imputadas al Patrimonio Neto directamente, o de operaciones realizadas con los propietarios del capital (ampliaciones del capital, reparto de dividendos, etc.).
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EL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
El Estado de Flujos de Efectivo tiene como función informar sobre las entradas y salidas de efectivo, así como suministrar las bases para evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo, además de sus necesidades de liquidez.
Este estado informa, por una parte, cuáles han sido las principales fuentes de dinero de la empresa (de dónde procede sus ingresos) durante un periodo determinado de tiempo y, por otra parte, qué ha hecho con él (en que lo ha utilizado).
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LA MEMORIA
La Memoria facilita información adicional sobre la empresa, que no se recoge en las cuentas anteriores, o que lo hace de forma que se considera insuficiente.
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¿Qué plazos existen en relación con las cuentas anuales?
Una vez terminado el ejercicio los administradores tienen los plazos siguientes:
- Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de 12 meses, salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio social o disolución.
- 3 meses para formular las cuentas anuales a contar desde del cierre del ejercicio.
- 6 meses para convocar la Junta General y someter a aprobación las cuentas anuales.
- 1 mes desde la Junta General para depositar las cuentas en el Registro Mercantil de la provincia donde tengan su domicilio social.
¿Qué sucede si no son presentadas?
Cada año, los registradores mercantiles remiten a la Dirección General de Registros y del Notariado, quién a su vez lo comunica al Ministerio de Economía y Hacienda, una relación de las sociedades que no han presentado las cuentas anuales.
La sanción por no cumplir esta obligación acarrea una sanción que va entre los 1.202 € y los 60.000 €, imposibilitando la inscripción en el registro de documento alguno, salvo los relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales y liquidadores, revocación de poderes o renuncia de apoderados, escrituras de disolución y nombramiento de liquidadores y cualquier otro asiento que ordene la Autoridad judicial o administrativa.
Modos de presentación
En la práctica, la gran mayoría de las empresas de nuestro país son pequeñas y medianas empresas por lo que, lo más habitual, es que presenten cuentas anuales abreviadas.
Lo pueden hacer de tres maneras:
- Telemáticamente, a través de un certificado digital reconocido o DNI electrónico.
- Personalmente, mediante soporte magnético o en papel, documentos impresos, o en soporte magnético en un CD.
- Por correo.
Cuando pueda formularse Balance, Estado de Cambios de Patrimonio Neto y Memoria en modelo abreviado, el Estado de Flujos de Efectivo no será obligatorio.
