Gestión de la Calidad: Método Kaizen

En un mercado cada vez más globalizado y exigente, las empresas se ven obligadas a una constante búsqueda de nuevas estrategias y recursos para mantener la competitividad.

Los continuos avances en materia tecnológica, la evolución de los hábitos de los consumidores, la necesidad de reducir costes y tiempos de respuesta, y unos mercados cada vez más competitivos, son factores que exigen, cada vez más, la aplicación de métodos que permitan hacer frente a todos estos desafíos.

Pero en no pocas ocasiones, se habla de productividad y competitividad sin tener del todo claro sobre que parámetros actuar.

Y sobre todo, sin saber que el binomio productividad-competitividad carece de sentido si no va de la mano del concepto calidad.

Por ello, en el artículo de hoy vamos a analizar, dentro de los métodos para la gestión de la calidad y las técnicas para la mejora continua, el conocido Método Kaizen.

Destaca, sobre todo, por su sencillez y sentido práctico.

¿Qué es?

El Método Kaizen fue desarrollado en Japón, tras la Segunda Guerra Mundial, ante la necesidad del país de alcanzar a las potencias occidentales y estar en condiciones de competir económicamente con ellas.

Si atendemos a la traducción literal del término, Kai (改) significa “cambio”, y Zen (善) “mejora”.

El uso común de su traducción al castellano es “mejora continua”.

Se trata de una metodología o sistema de gestión orientado a la mejora continua de procesos.

Se basa en un enfoque caracterizado por los siguientes rasgos distintivos:

• Mejora en pequeños pasos
• Mejora sin grandes inversiones
• Mejora con la participación de todos los miembros de la organización
• Mejorar actuando, implantando rápidamente las mejoras

El Método Kaizen es, por tanto, lo opuesto a la conformidad, y su principal objetivo es erradicar todos aquellos desperdicios, despilfarros o ineficiencias que se puedan dar en los sistemas productivos, y que se pueden incluir en alguno de los grupos de categorías siguientes:

• Excesos de producción
• Defectos
• Inventarios
• Transportes
• Demoras
• Procesos innecesarios

Su filosofía es que no debe pasar un solo día sin que se haya hecho alguna clase de mejora.

Un reto continuo para la mejora de los estándares.

Esta metodología destaca además, sobre otros sistemas de gestión, porque puede ser aplicable no sólo a nivel empresarial o de negocios (enfoque desde el que lo estamos analizando), sino también a nivel personal o social.

En el primer caso (el empresarial o de negocios), el Método Kaizen se caracteriza, también, por utilizar una filosofía de involucración global de toda la empresa, incluyendo, por tanto, a todos sus miembros; así como a todas las fases del proceso productivo.

Pero siempre desde un enfoque básico, sin pretender grandes cambios, sino de forma gradual, ordenada y paulatina, pero que al aplicarse o implicar a todos los miembros de una organización y a todas las fases de un proceso productivo, desemboca necesariamente en un incremento global de la productividad.

Son pequeños cambios que, de forma progresiva, se irán asentando en los procesos, mejorándolos, y llegando a alcanzar grandes objetivos.

¿Qué beneficios reporta la implementación de kaizen?

La práctica ha puesto de relieve que la aplicación del Kaizen aporta una serie de valiosos beneficios para las organizaciones. Entre otros:

• Incrementos considerables en los niveles de productividad
• Reducción de costes
• Mejoras en los estándares de calidad
• Mejora en el servicio al cliente
• Reducción del tiempo de ejecución de procesos
• Bajos niveles de inventarios de insumos
• Etc.

Por ello, establecidos una correcta estrategia y plan de implementación, así como una adecuada capacitación e inmediata puesta en práctica, permite obtener resultados en un corto periodo de tiempo.

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Además, su implantación, por lo general, no requiere de una gran inversión o grandes desembolsos económicos, por lo que la relación entre el coste y sus resultados, resulta ser varias veces positiva.

Y ello, no sólo en el corto plazo. En la medida que los procesos se mejoran de forma progresiva y continua en el tiempo, tiene una importante repercusión también en el largo plazo.

No obstante lo dicho, esta cuestión dependerá en gran medida de diversos factores, tales como el tamaño de la empresa, volumen de personal y tiempo necesario para su capacitación, número de procesos y complejidad de los mismos, etc.

Metodología kaizen

Como habíamos señalado algunas líneas más arriba, el Método Kaizen se basa en la idea de la implicación global, es decir, de involucrar a todos los miembros de una organización.

Por ello, un aspecto fundamental es que éstos deben ser capaces de identificar, de forma sistemática, todos aquellos elementos de los procesos que no aportan ningún valor, es decir, que son justo lo contrario al valor añadido.

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Son los denominados desperdicios, y pueden asociarse en función de las diversas fuentes donde se originan, como son:

• Ejecución
• Material
• Técnica utilizada
• Método
• Tiempo
• Instalaciones
• Existencias
• Tiempos de espera
• Etc.

Entre las diferentes técnicas que se pueden utilizar para el desarrollo de un programa de mejora basado en el Método Kaizen, destaca la técnica basada en las 5 S.

No es la única, pero sí una de las más elementales dentro de este sistema.

Se trata de cinco palabras japonesas que, de forma sistemática, ofrecen el paso a paso para su implementación.

• Seiri (descarte)

Es el primer paso y consiste en diferenciar, dentro de un proceso productivo, los elementos necesarios de aquellos que no los son.

• Seiton (organización)

Consiste en elaborar un listado de todos los elementos identificados en el paso anterior, con el objetivo de organizarlos y/o estructurarlos, de manera que su localización sea más sencilla.

• Seiso (identificación)

Es el punto más importante. En él se identificará el problema, es decir, que es lo que hace innecesario a ese elemento dentro del proceso productivo, y se le pondrá solución.

• Seiketsu (estandarización)

En esta fase se busca estandarizar los resultados obtenidos en las tres fases anteriores. Consistirá fundamentalmente en acciones de mantenimiento de las mejoras obtenidas, transformándolas en permanentes.

• Shitsuke (disciplina)

Consiste en promover la idea del Kaizen y fomentar el compromiso con las cinco S, es decir, convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados.

En resumen

No cabe duda de que toda empresa que quiera ser competitiva, generando un mayor valor añadido, debe implementar algún proceso de mejora continua.

De entre todos los existentes, el Método Kaizen es uno de los se muestra como más armónico y sistemático, pues en su desarrollo y aplicación se combinan conocimientos y técnicas relacionados con la dirección, administración de operaciones, calidad, costes, organización, innovación, logística, mantenimiento, productividad, trabajo en equipo, etc.

Algunos ejemplos de empresas que han empleado este método son Toyota o Sony que, desde los años 80, llevan a cabo una mejora continua de sus estándares productivos en busca de lo que se conoce como “cero defectos”.

Se trata de incluir en la estrategia de la empresa un modelo orientado a la perfección total y a la mejora continua.

Pero en todo caso, teniendo en cuenta que se trata de una herramienta más, un medio o camino a seguir, nunca el objetivo final.