GESTIÓN DEL TIEMPO

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En no pocas ocasiones se oye decir aquello de que “no tengo tiempo para nada; no paro de hacer cosas y termino todo justo a tiempo”.

¿Estás asintiendo con la cabeza? ¿Y te suena…

• · No voy a tener a tiempo ese informe
• · No sé de dónde voy a sacar tiempo para hacer esto o aquello
• · Tendré que terminarlo en casa

 

¿Repasas al final del día con la almohada todo lo que has hecho y todo lo que te hubiese gustado hacer? ¿Sale un saldo deudor? ¿Te quedas con la sensación de necesitar que el día tenga más horas?

 

Como si de un anuncio se tratase, si su respuesta es sí, tenemos un posible diagnóstico: puede que tenga un problema con la gestión de su tiempo.

Por ello, vamos a dedicar este post a analizar este tema, a cómo reconocer sus causas y a establecer algunas pautas, trucos y hábitos para solucionarlo.

 

 

Y empezamos con una frase lapidaria, que podría servir como colofón o resumen de lo que vamos a desarrollar a continuación:

La clave no es trabajar más, sino trabajar mejor

 

En una palabra: eficiencia.

Capacidad para conseguir el resultado o fin deseado utilizando, de la forma más óptima posible, los recursos disponibles.

 

Seguramente recuerdas este anuncio de una conocida marca de automóviles:

 

El mundo se mueve muy deprisa. No nos da tiempo a preocuparnos del tiempo. Nadie tiene tiempo.

Pero si no nos tomamos un tiempo, ¿cómo podremos disponer de él?

 

Esta filosófica reflexión (os sonará a los fans de Matrix) explica, sin embargo, por qué perdemos el tiempo con más frecuencia y en mucha más cantidad de lo que somos conscientes.

El tiempo es un valioso recurso y, de cómo lo administremos, dependerá la eficiencia que obtengamos del mismo.

Sin perjuicio, además, de que la capacidad de gestionar adecuadamente el tiempo, es una habilidad cada vez más valorada en las empresas. Un trabajador que gestiona bien su tiempo contribuye a mejorar la productividad y competitividad de la organización.

 

Por todo ello, optimizar y utilizar bien tu tiempo es fundamental.

 

En este post, vamos a darte unos consejos para ello. Y, el punto de partida, es realizar un primer análisis que consta de los siguientes pasos:

1º) Observa, por día o por semana, en qué inviertes las 24 horas del día

La primera pregunta que debes hacerte es: ¿eres consciente de cómo manejas tu tiempo y en qué lo inviertes?

Para este análisis, podemos seguir la regla de los 3 niveles de conciencia de nuestra actividad:

–  Lo que creemos que deberíamos hacer

–  Lo que creemos que hacemos

–  Lo que realmente hacemos

 

Si analizamos el tiempo desde una perspectiva cualitativa, observamos que, en muchas ocasiones, el número de horas dedicadas a una tarea determinada no es directamente proporcional a la calidad de la misma.

Además, se intentará compensar la falta de tiempo trabajando más horas o más deprisa, lo que conlleva el riesgo de cometer más errores, de sufrir estrés y/o pérdidas de concentración y, en consecuencia, peores resultados.

 

2º) Reorganiza tus prioridades

La piedra angular de la gestión del tiempo es el establecimiento de prioridades. Utilizar eficazmente el tiempo se basa en la orientación de las tareas a la consecución de nuestros objetivos.

Para este análisis, toma notas, sin obviar nada:

–  ¿Qué actividades carecen de importancia para ti?

–  ¿Cuál/es de esas actividades podrías delegar?

–  ¿Qué porcentaje de las actividades que realizas no son tuyas?

–  ¿Cuántas actividades te surgen a lo largo del día que no tenías planificadas?

–  ¿Cuántas actividades debes rehacer o revisar por no concentrarte de forma exclusiva en una sola de ellas hasta terminarla?

–  ¿Cuánto tiempo de tu jornada se pierde como consecuencia de los “ladrones de tiempo?

 

Sí, has leído bien: ladrones del tiempo.

Ese tiempo que dedicamos constantemente a actividades, muchas veces secundarias, pero que evitan que nos concentremos en lo importante, que realicemos las tareas más lentamente y que, en muchos casos, nos obligan a sacrificar momentos de descanso (que, a su vez, provoca que el rendimiento posterior sea menor).

Los más habituales son:

–  Correo

–  Preguntas

–  Dificultad para delegar

–  Precipitación

–  Falta de métodos de organización y de trabajo

–  Burocracia

–  No hacer anotaciones y dejarlo todo en la memoria

–  Equipos lentos

–  Etc.

 

¿Te suenan?

Pero, ¿sabías que, tras una interrupción, podemos tardar hasta 20 minutos en concentrarnos de nuevo?

Por ello, es recomendable que, si por algún motivo se rompe el flujo de trabajo, lo aprovecharemos para realizar un descanso.

 

Pues bien, una vez que has realizado el anterior análisis, clasifica estas actividades conforme a la siguiente matriz de administración del tiempo:

 

3º) Actúa

¿Cómo?

Desde Educadictos, te proponemos unos hábitos que pueden ayudarte con la gestión de tu tiempo y a optimizar tu jornada laboral:

1) Ordena la mesa de trabajo

Partiendo de que el orden es algo bastante subjetivo, puedes tener en cuenta el lema:

Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio

 

Por tanto, si bien la organización tiene múltiples variables, quizás la más relacionada con la optimización del tiempo es disponer de un espacio o área de de trabajo lo mas despejada y organizada posible.

 

2) Hazte con una agenda

Se trata de una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, la semana e incluso tareas a medio y largo plazo.

 

3) Dedica un tiempo para planificar y organizar tu tiempo

Y prioriza. No devalúes el sentido de la palabra urgente.

No todas las tareas pendientes son urgentes (y dentro de éstas, algunas lo serán más que otras).

 

En nuestra agenda anotaremos el listado de tareas diarias ordenándolas por prioridad. También ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franja horaria.

 

Delimitada esta cuestión, reflexionaremos sobre el tiempo que requiere cada una. Si la suma supera el total de horas de nuestra jornada, estudiaremos la posibilidad de reducir el tiempo asignado a cada tarea mediante un nuevo sistema de trabajo.

Separa lo personal de lo laboral.

 

4) Respeta el tiempo previsto para cada tarea y su prioridad

Debemos intentar respetar, en la medida de lo posible, el tiempo asignado para no caer en el error de alargarlo innecesariamente.

Recuerda que pueden surgir imprevistos, pero también hay que ser flexible.

 

5) Cuando inicies una actividad, trata de terminarla antes de empezar otra nueva

Es decir, evita hacer 10 cosas a la vez.

Si por la complejidad o volumen, no es posible terminar la tarea de una vez, divídela en subtareas o tareas más pequeñas, para poder cumplir objetivos parciales.

 

6) Reduce las distracciones

Desconecta de lo demás. No siempre será factible, pero pueden ayudarte hábitos tan simples como realizar tus llamadas en un horario determinado, planificar visitas para determinados días, no tener siempre abierto el correo, etc.

 

Recuerda: los ladrones del tiempo.

 

7) Haz  las tareas más desagradables durante las primeras horas del día y enseguida las que se puedan hacer en menos de 5 minutos

Con respecto a las primeras, el riesgo de posponer las mismas suele derivar en una situación conocida: hacerlas al límite, a última hora, con urgencia y sin ganas porque no nos gustan.

Resultado: se harán mal.

 

Con respecto a las segundas, supone quitar del medio cuanto antes las pequeñas tareas que distraen y nunca se terminan de hacer, precisamente por la excusa de que se hacen enseguida.

 

También es importante tener preparadas ciertas plantillas que nos ayuden a agilizar trámites y papeleo, así como evitar hábitos obsoletos o anticuados que se emplean por el simple hecho de que “siempre se ha hecho así”, sustituyéndolos por otros más eficientes.

 

8 ) Dedica algo de tiempo a descansar y a pensar

Eficiencia no significa trabajar toda la jornada del tirón. Incluso puede ser contraproducente. Un descanso es importante, la mente lo necesita.

Pensar, después de finalizar cada actividad, para valorar lo realizado y planificar lo siguiente.

 

9) Examen al final de la jornada

Aquí revisaremos las tareas que hemos completado y las que no, ajustando la agenda del día siguiente.

 

10) Se disciplinado/a con todo lo anterior

 

Y recuerda:

Aprovecha tu tiempo;  es el único recurso verdaderamente no renovable