Matriz RACI

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Hay un antiguo refrán que dice:

Cuando todos son responsables, nadie es responsable.

 

Y este es precisamente uno de los principales problemas que presentan muchas organizaciones: la falta de definición clara y precisa de los roles y responsabilidades.

Si es el caso de tu empresa, quizá este artículo te interese.

 

La gestión de los recursos humanos en cualquier organización consiste fundamentalmente en llevar a cabo las acciones necesarias para asegurar que se han identificado y asignado los mejores recursos humanos disponibles en la organización a cada una de las áreas, departamentos o puestos de la misma, con el objetivo de obtener la mayor eficiencia posible de cada uno de ellos.

Si esa asignación de responsabilidades no es clara y precisa, de forma que permita monitorear de forma efectiva el desempeño, lo más habitual es que se produzcan consecuencias negativas para la organización, en forma de:

• Fallos en los mecanismos de responsabilidad y rendición de cuentas
• Clientes insatisfechos
• Empleados desmotivados
• Mal clima laboral
• Pérdidas de tiempo
• Desaprovechamiento de oportunidades
• Etc.

 

Para evitar este tipo de consecuencias, existe una útil herramienta conocida como Matriz de Asignación de Responsabilidades o Matriz RACI.

Se trata de una herramienta frecuentemente utilizada en la gestión de proyectos (aunque es válida para cualquier organización y/o actividad) y que se centra específicamente en la gestión de los recursos humanos.

 

En el ámbito de la gestión de proyectos, la matriz RACI tiene como utilidad, fundamentalmente, clarificar las responsabilidades de los diferentes miembros del proyecto sobre las distintas actividades del mismo. De esta forma, se asegura que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o equipo de trabajo.

En términos más generales, la Matriz RACI se utiliza para relacionar actividades con personal, clarificando roles y responsabilidades, así como las relaciones entre los integrantes de un equipo, departamento, etc.

 

La determinación correcta, clara y precisa de las responsabilidades de cada uno de los miembros de la organización resulta esencial para las empresas en términos de eficacia y eficiencia.

 

Objetivo de la Matriz RACI

El principal propósito de la Matriz es ilustrar las conexiones que existen entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del equipo, departamento u organización, asegurando que los recursos correctos estén asignados al trabajo correcto.

La creación de una matriz de asignación de responsabilidades es importante debido a que provee al director o gestor de RR.HH. de una herramienta que le permite identificar los roles, las responsabilidades y los niveles de autoridad para cada una de las actividades específicas.

De esta manera el líder y el equipo saben con certeza quién es responsable de cada actividad y se evita así la duplicidad de funciones o la existencia de actividades que no tengan un responsable.

 

Matriz RACI

El acrónimo RACI proviene del inglés y hace referencia a las responsabilidades más frecuentemente incluidas en la matriz:

• Responsible (responsable)

Aquellos recursos que hacen el trabajo para lograr la tarea. Normalmente hay un solo rol con el tipo de participación de responsable, aunque otros pueden asumir el mismo al ser delegada dicha responsabilidad para ayudar en el trabajo requerido.

• Accountable (“aprobador”)

Persona que rinde cuentas sobre la actividad, también definido como la autoridad final de aprobación. En otras palabras, es a quien le corresponde firmar la aprobación del trabajo que es proporcionado por el Responsable.

Sólo debe haber un “Accountable” especificado para cada tarea o entrega.

• Consulted (consultado)

Son aquellos no directamente implicados en el desarrollo de las actividades, pero que se les solicita opiniones, y con quienes existe una comunicación bidireccional.

• Informed (informado)

Aquellos que se mantienen al día sobre los progresos, generalmente, cuando la tarea se termina o entrega, o quienes reciben las salidas de un proceso y con el que sólo hay una vía de comunicación unidireccional.

 

Para aplicarla basta con seguir unas sencillas directrices:

1. Identificar las actividades (y colocarlas como filas de la matriz)
2. Identificar / definir los principales roles funcionales (y colocarlos como columnas de la matriz)
3. Asignar los códigos “RACI” a cada tarea
4. Identificar ambigüedades o problemas (solapamientos, vacíos, dudas, etc.) y trabajar para solucionarlos
5. Distribuir la matriz e incorporar el Feedback
6. Comunicarla de modo efectivo a todos los involucrados en el proceso
7. Asegurar que se haga una actualización periódica de la matriz

 

Hay que tener en cuenta que un mismo rol puede ser compartido por más de una persona o viceversa (sobre todo en las organizaciones de menor dimensión).

A continuación, un sencillo ejemplo de utilización de la Matriz RACI:

 

Análisis y Lectura de la Matriz

Desde un análisis vertical (es decir, a nivel roles) es posible obtener determinadas interpretaciones:

• Excesivas “R” a cargo de un mismo rol: puede existir un cuello de botella
• Inexistencia de espacios vacíos: el rol puede estar implicando demasiadas tareas
• Excesivas “A” para un mismo rol: puede ser necesaria una mayor delegación de responsabilidades
• Inexistencia de “R” o “A” en un rol de línea: puede tratarse de un rol no realmente necesario en este proceso

 

Desde un análisis horizontal (es decir, a nivel de tareas):

• Excesivas “R” en una misma tarea: es posible que la tarea esté duplicada y que sea necesario subdividirla en sub-tareas más específicas
• Inexistencia de “R”: es posible que nadie vea determinada tarea como propia y, por tanto, que nadie la ejecute. También puede ser necesario definir un nuevo rol actualmente inexistente
• Demasiadas “C”: Cabe plantearse si son necesarias / beneficiosas tantas consultas
• Excesivas “I”: normalmente, señal de excesiva burocracia
• Inexistencia de “A”: implica que nadie garantiza el cumplimiento
• Inexistencias de “C” o “I”: probablemente se producirán deficiencias en las comunicaciones

 

Conclusión

La Matriz RACI se presenta como una interesante herramienta.

No cabe duda que, sin una clara definición de roles y responsabilidades, las organizaciones se vuelven más propensas a incurrir en errores o problemas de organización.

Cuando la gente conoce exactamente lo que se espera de ellos, es más fácil completar sus respectivos trabajos en tiempo, dentro del presupuesto asignado y el nivel de calidad requerido.